Category

Referentie

De Brauw Blackstone Westbroek vindt ontzorging bij Videobutler

By | Nieuws, Referentie | No Comments

“We hebben voor Videobutler gekozen vanwege de kwaliteit van de dienstverlening”

De Brauw Blackstone Westbroek NV (“De Brauw”) is een advocaten- en notariskantoor en geeft juridisch -en notarieel advies. Amsterdam is de thuisbasis, en daarnaast zijn ze wereldwijd actief en heeft de onderneming vestigingen in Brussel, Frankfurt, London, Shanghai en Singapore.

Jeroen Knop is Business Information Manager en binnen De Brauw mede verantwoordelijk voor Audio- en Video conferencing.

Video conferencing als internationaal communicatiemiddel

Op kantoor van De Brauw in Amsterdam lopen dagelijks zo’n 1000 mensen rond. In de buitenlandse kantoren werken gemiddeld 5 mensen per vestiging. Om communicatie tussen deze collega’s tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van video conferencing. Tijdens zogenoemde ‘kennis-lunches’ delen de werknemers hun expertise met de rest van hun collega’s wereldwijd.

Daarnaast wordt video conferencing op aanvraag van cliënten ook ingezet als communicatiemiddel. Het vergemakkelijkt de conversatie met cliënten in het buitenland, maar ook andere overleggen zijn met één druk op de knop gerealiseerd zonder daarvoor te hoeven reizen. “Het is dan prettiger dat je iemand kunt zien en vice versa, dan wanneer je iemand alleen maar door de telefoon spreekt”, aldus Jeroen. “Je mist zodoende niets van de non-verbale communicatie, een elementair onderdeel van elke conversatie.”

Videobutler test alle verbindingen met externe partijen voorafgaand aan de vergaderingen en koppelt terug hoe de test is verlopen. “Hierdoor hoeven wij ons zelf niet druk te maken over de techniek, dat doet Videobutler voor ons”.

De keuze voor Videobutler

Video conferencing werd al een langere periode binnen het bedrijf gebruikt als communicatiemiddel. “We willen graag ontzorgd worden en daarom zochten we naar een organisatie die ons hierin kan helpen. Meerdere partijen bieden deze dienst aan, maar Videobutler doet dit op een manier waarop het ons ook daadwerkelijk weinig tijd kost”, aldus Jeroen. “De administratie wordt kort en krachtig gehouden, de werkwijze is proactief en Videobutler is vooral heel duidelijk.”

Het feit dat Videobutler MVO zeer hoog in het vaandel heeft staan was niet de doorslaggevende factor om samen te gaan werken. “We hebben voor Videobutler gekozen vanwege de kwaliteit van de dienstverlening en niet om wat daarachter zit. Uiteraard heeft het MVO-karakter wel een rol gespeeld als gunfactor”, legt Jeroen uit.

Videobutler verlaagt de drempel van video conferencing

De samenwerking met Videobutler vergroot het gebruiksgemak van video conferencing voor de werknemers van De Brauw: “Er zit een stijgende lijn in het gebruik sinds we zijn aangesloten bij Videobutler. Het is nu gemakkelijker dan voorheen om alles op te zetten en de stap voor mensen om gebruik te maken van AV-diensten is dan ook kleiner geworden.”

Canon vindt vertrouwen bij Videobutler

By | Nieuws, Referentie | No Comments

“Videobutler straalt ervaring uit en dat geeft heel veel vertrouwen”

Canon is vandaag de dag, én in de laatste 80 jaar, de toonaangevende naam op het gebied van Imaging. Het is een wereldwijde aanbieder van diverse Imaging Technologies voor zowel particulieren als bedrijven. Canon telt 3 regionale hoofdkantoren (gevestigd in Japan, Amerika en Europa) met in totaal 376 (dochter)ondernemingen. Dagelijks zijn hier meer dan 190.000 werknemers actief.

De behoefte aan webcasts bij Canon Europe

Remco Geradts

Remco Geradts is Service Delivery Manager bij Canon Europe en is verantwoordelijk voor alle productiviteit services zoals laptops, telefonie en videoconferencing. ‘Tot voor kort was er binnen Canon Europe weinig ervaring met webcasts.

Enige tijd geleden hebben we met succes Skype-for-Business (SfB) uitgerold. De mogelijkheid tot vergaderen met meerdere gebruikers werd toen met groot enthousiasme door onze werknemers ontvangen’.

Doordat men middels SfB ineens zoveel mensen tegelijk kon bereiken, groeide de behoefte aan grotere vergaderingen enorm. De vraag overtrof de limitatie van 250 man dus moest gekeken worden naar een andere manier van events organiseren.

Ook de Virtual Meeting Rooms (VMR’s) bleken ontoereikend om de vraag naar steeds grotere groepen deelnemers te kunnen vervullen.

Remco Geradts: ‘De bal is eigenlijk heel snel gaan rollen: door de komst van verschillende technieken binnen Canon Europe werd een behoefte bloot gelegd die er niet eerder leek te zijn en een verwachting die daarmee alleen maar toenam’.

Webcasts via Videobutler De behoefte bleek te gaan tot zeker 2000 man tegelijk in een vergadering. Na wat research op internet kwam Remco bij Videobutler terecht.

‘Het aanbod van Videobutler voldeed perfect aan onze vraag. Daarnaast waren wij al bekend met de goede naam van Videobutler’.

Tot nu toe worden met name twee soorten webcasts ingezet. De eerste is een webcast met live publiek op een eventlocatie. Videobutler levert dan een flexibel inzetbaar videoconferencing systeem aan voor die dag. De tweede vorm houdt in dat de spreker achter het eigen bureau een toespraak houdt, waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen videoconferencing infrastructuur binnen Canon Europe. Daarnaast worden de webcasts ook nog steeds ingezet voor kleinere specifieke projecten.

In Duitsland wordt de webcast dienst inmiddels met grote regelmaat ingezet, zodat de directeur eenvoudig alle Duitse werknemers van Canon kan bereiken met één enkele sessie. Het doel was om betrokkenheid te vergroten en daarom kunnen de deelnemers tijdens de webcast ook vragen stellen. De titel die Canon Duitsland geeft aan de webcasts zegt genoeg: “Ask me Anything”.

EMEA IT gebruikt de webcast om het hele team te bereiken met één sessie, aangezien het team door heel Europa verspreid zit.

Remco Geradts: ‘De door Videobutler aangeleverde rapportages na de webcasts worden als heel prettig ervaren. Zo weten we precies hoeveel mensen ingebeld hebben op de webcast en hoe lang zij ingebeld blijven. Daarnaast worden de opnames achteraf beschikbaar gesteld door Videobutler en gepubliceerd via Office 365 Stream. Dit is een Corporate YouTube met allerlei verschillende kanalen waar de opnames op gepubliceerd kunnen worden. Zo kan iedereen ook achteraf de opname terugkijken’.

Ervaring met Videobutler Remco Geradts: ‘Onze ervaringen met Videobutler zijn tot nu toe heel goed. De medewerkers van Videobutler denken mee, nemen hun verantwoordelijkheid en maken het hele proces zo eenvoudig mogelijk voor ons. Videobutler doet hun slogan eer aan – Webcast ‘as a service’. Er wordt bij ons nog wel eens wat veranderd op het laatste moment, maar dat is nooit een probleem. We weten dat er een heel team aan het werk is achter de schermen om onze webcasts tot een succes te maken, maar deze zijn voor ons grotendeels onzichtbaar. Dit heb je als klant het liefste.

Videoconferencing werkt voor TOS

By | Nieuws, Referentie | No Comments

“Met IMOTIONS is het vanzelfsprekend dat videoconferencing gewoon werkt”

TOS (Transport & Offshore Services) is een internationale dienstverlener voor de maritieme, offshore en windenergiesector. Sinds 1992 bemiddelt TOS personeel en verzorgt het bedrijf ship deliveries. Het van oorsprong Nederlandse bedrijf is uitgegroeid tot een wereldwijde speler. TOS heeft zijn hoofdkantoor in Rotterdam, lokale kantoren in Polen, Oekraïne, Tsjechië, Cyprus, Brazilië, Singapore, Indonesië en een samenwerkingsverband op de Filippijnen. Dagelijks zijn voor het bedrijf zo’n 800 professionals aan het werk.

Wereldwijd persoonlijk contact

Ivan Wagenaar is manager van de divisie Offshore bij TOS. “Voor onze opdrachtgevers willen wij altijd de juiste persoon op de juiste plek hebben, dat is de kwaliteit waar TOS voor staat. Daarom interviewen wij alle mensen voordat we ze detacheren. Aangezien zowel onze klanten als de kandidaten letterlijk over de hele wereld zijn gevestigd, is het praktisch gesproken onmogelijk deze gesprekken persoonlijk te voeren. Telefonische interviews zijn geen goed alternatief; we willen de mensen echt kunnen zien, om ook de non-verbale communicatie mee te krijgen.”

TOS heeft een test gedaan met Skype maar dat bleek niet de juiste oplossing. Het werken met koptelefoons bleek in de praktijk niet handig en de beeldkwaliteit was niet goed genoeg.

Ivan Wagenaar: “Via-via hoorden we over IMOTIONS en we hebben meteen een afspraak gemaakt. Wij hadden meteen een goed gevoel bij het bedrijf en de manier van werken. Verder waren we erg gecharmeerd van het feit dat IMOTIONS mensen met een lichamelijke beperking inzet als Videobutlers. En ondanks dat de aanschaf van professionele videoconferencing apparatuur niet goedkoop is, bleek het voor ons toch een goede business case.

IMOTIONS heeft voor het hoofdkantoor in Rotterdam en onze grootste vestiging in Polen, Cisco videoconferencing apparatuur geleverd. De kandidaten kunnen thuis gewoon gebruik maken van hun PC of notebook met webcam. De communicatie verloopt via de IMOTIONS infrastructuur. De Videobutlers verstrekken een software video client aan de kandidaat en zorgen dat de techniek voor het interview naar behoren werkt, zodat we nooit voor verrassingen komen te staan. Voor ons werkt dit volledig ‘hassle free’: je hoort hem overgaan en we gaan gelijk in gesprek.”

De voordelen

Ivan Wagenaar: “Naast het gemak levert dit voor TOS onderaan de streep een heel stuk efficiency op. We hoeven minder vaak te reizen, mede omdat we een deel van het reguliere werkoverleg met onze vestigingen tegenwoordig via videoconferencing doen.

Verder merken we dat ons bereik onder goede kandidaten veel groter is geworden. Dat is belangrijk, omdat zij onze belangrijkste assets zijn. Ze vinden het prettig werken, omdat wij ze een sollicitatie bieden zonder te hoeven reizen.

Tot slot is de snelheid enorm toegenomen. De markt verwacht dat van ons: je krijgt de opdracht en moet dan snel goede kandidaten leveren. Met videoconferencing kunnen wij veel sneller schakelen.”

De ervaringen met IMOTIONS

Ivan Wagenaar: “IMOTIONS is een heel toegankelijk bedrijf. Ze leveren een goed product en het zijn leuke mensen. De combinatie van professionele videoconferencing oplossingen en Videobutlers is de kracht van IMOTIONS.

Er zijn aan onze kant eigenlijk nooit klachten, dat is altijd een goed teken. Men ziet het als vanzelfsprekend dat videoconferencing werkt. Wij noemen het hier intern geen videoconferencing meer, maar IMOTIONS. Het is een begrip geworden, mensen zeggen: ‘Ik heb zo een IMOTIONS gesprek’.” “Wij noemen het geen videoconferencing meer. Mensen zeggen: ‘Ik heb zo een IMOTIONS gesprek’.”

MEER WETEN?

Wilt u meer weten over de diensten van Videobutler? Wij komen graag u de mogelijkheden laten zien.

Afspraak maken

CONTACT

Videobutler
Science Park 402
1098 XH Amsterdam

T +31 (0)20-7231000