Category

Nieuws

Problemen mobiel videovergaderen - Videobutler

Vier meest voorkomende problemen bij mobiel videovergaderen

By | Nieuws | No Comments

Een videoconference lijkt een efficiënt middel om te vergaderen. Zo wordt er veel tijd en kosten bespaard doordat deelnemers niet hoeven te reizen naar de vergaderlocatie, verhoogt videovergaderen de productiviteit doordat snel beslissingen genomen kunnen worden en komt u persoonlijk in contact met uw collega’s, relaties en/of klanten doordat u degene face-to-face (via een video) ziet. Toch levert videovergaderen niet alleen voordelen op. Dit zijn vier voorkomende problemen die ontstaat bij een videovergadering.

1. Slechte verbinding

Het kan voorkomen dat uw internetverbinding niet optimaal is. Een slechte verbinding kan zorgen voor een onscherp beeld, haperend geluid en het niet synchroon lopen van beeld met geluid. Controleer uw internetverbinding en wifi-signaal. Ga, indien mogelijk niet op een algemeen en openbaar netwerk zitten tijdens een videovergadering. Doordat u niet de enige bent die deze internetverbinding gebruikt, is de snelheid vaak niet constant en tevens is uw verbinding onveilig.

2. Instellingen kloppen niet

U heeft wel beeld, maar geen geluid of u hoort de ander wel maar kunt degene niet zien. Vaak liggen deze problemen aan uw instellingen. Controleer of uw geluid aan staat en of het volume niet te zacht staat.

3. Te laat door updates

De videovergadering gaat bijna beginnen. U zit niet te wachten om later aan te sluiten omdat, u een melding krijgt dat er verplicht een update moet worden uitgevoerd. Uw punctualiteit is weg en u begint gestrest aan het gesprek.

4. Afleiding

Een binnenkomende e-mail of uw telefoon die afgaat. Deze verstoringen kunnen u afleiden tijdens een videoconference Probeer deze afleidingen te negeren. Uw gesprekspartners merken het gegarandeerd wanneer uw aandacht niet meer uitgaat naar de videovergadering. Schakel daarom eventuele pop-ups uit. Ook een rumoerige ruimte om u heen, kunnen zorgen voor afleiding. Probeer tijdens een videovergadering altijd een rustige en stille ruimte op te zoeken of doe een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking op.

Videobutler

Videobutler levert hoogwaardige videoconferencing apparatuur van Cisco, Polycom en Microsoft. De Videobutler zorgt er vervolgens voor dat alles op rolletjes loopt en geen irritaties en problemen voor kunnen komen. Een perfecte combinatie. Wilt u meer informatie ontvangen over onze manier van videovergaderen? Neem contact met ons op of kom langs voor een demonstratie in onze showroom in Amsterdam.

Is videovergaderen veilig? - Videobutler

Is videovergaderen veilig?

By | Nieuws | No Comments

Dankzij een toename aan mobiel werkende personeelsleden is videovergaderen een nuttige manier om te communiceren met elkaar. Steeds meer bedrijven maken dan ook gebruik van videoconference oplossingen. Echter stelt videovergaderen andere regels aan beveiliging dan telefonisch of face-to-face vergaderen. Is videovergaderen wel veilig voor zakelijke gebruikers?

AVG en veilig videovergaderen

Door de nieuwe AVG wet is de bescherming van persoonsgegevens en het beveiligen van bedrijfsinformatie van groot belang geworden. Aangezien video, audio en informatie met een videoconference verstuurd wordt via het internet, zijn veel bedrijven in verband met potentiële veiligheidsrisico’s terughoudend geworden. En dat is hun goed recht, want als privacy en beveiliging belangrijk voor u zijn, dan is het wel zaak alle details te kennen.

Afluisteren, onderscheppen en saboteren niet mogelijk

Net als andere IT-diensten proberen hackers bij een videovergadering het online verkeer te onderscheppen. Videoconference-oplossingen gebruiken standaard streamingprotocollen en die zijn in potentie kwetsbaar voor aanvallen. Dit betekent dat het onderliggende netwerk – en beheerbeleid – de beveiliging voor hun rekening moeten nemen.

Ook de versleuteling van videoverkeer is cruciaal. Niet alleen de encryptie tijdens het transport, maar ook bij het eindstation (vergaderruimte of persoonlijk apparaat) is van groot belang. Het encryptieprotocol TLS (Transport Layer Security ) zorgt ervoor dat applicaties kunnen communiceren over een netwerk zonder dat er wordt afgeluisterd en gesaboteerd.

Veilig videovergaderen als gebruiker

Onwetendheid en gebrek aan kennis van een gebruiker is een belangrijke bron voor privacygevoelige issues en datalekken. U kunt uzelf en uw collega’s voorbereiden op veilig videovergaderen door te letten op de volgende aandachtspunten:

  • Bespreek tijdens een videoconference geen gevoelige of geheime informatie, tenzij zeker is dat de beveiliging (zoals encryptie) optimaal is ingesteld.
  • Kies voor een ruimte dat u kunt afschermen wanneer het gaat om gevoelige content.
  • Weet met wie u verbinding maak en wanneer de vergadering wordt opgenomen.
  • Let op het aantal deelnemers tijdens de vergadering, dit aantal wordt in beeld getoond.

Videobutler

Videobutler is  ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en levert hoogwaardige videoconferencing apparatuur van Cisco, Polycom en Microsoft. De Videobutler zorgt er vervolgens voor dat alles veilig en op rolletjes loopt. Een perfecte combinatie. Wilt u meer informatie ontvangen over videovergaderen en de veiligheid hiervan? Neem contact met ons op of kom langs in onze showroom in Amsterdam.

Vijf favoriete Surface Hub apps

By | Nieuws | No Comments

Bij traditionele video vergaderingen ligt de nadruk op het gesprek. Een videovergadering met een Microsoft Surface Hub zorgt voor een dynamische omgeving die deelnemers prikkelt, maar vooral stimuleert en aanzet tot actie. Binnen Videobutler is de Microsoft Surface Hub volledig geïntegreerd in alle soorten van video-overleg. Het direct samenwerken en creëren in teamverband zorgt voor een kortere time-to-market en vergroot bovendien de innovatiesnelheid van uw bedrijf.

Om u op weg te helpen met Surface Hub en de beschikbare apps hebben we in samenspraak met onze klanten een lijst van vijf favoriete apps opgesteld:

1. Surface Hub met interactief whiteboard

Eén van de belangrijkste functies van Surface Hub is een interactief whiteboard. Bent u al bekend met de functionaliteiten en meerwaarde van dit vernieuwde whiteboard? Dit digitale whiteboard heeft diverse kleuren pennen en de mogelijkheid om afbeeldingen te zoeken, én toe te voegen aan het whiteboard. Via de Microsoft Whiteboard (preview) app is het ook al mogelijk Sticky Notes te gebruiken. Een optie die ongetwijfeld ook snel wordt toegevoegd aan de standaard whiteboard app.

2. Surface Hub Edge browser voor snel online schakelen

Wilt u snel even informatie zoeken of een website tonen via het scherm? Met de geïntegreerde Edge Browser van de Surface Hub is dit allemaal mogelijk. Voor optimaal gebruik van externe bronnen gebruik je de Edge Browser om bijvoorbeeld in te loggen op Dropbox of iCloud, om de daarin opgeslagen documenten op de Surface Hub te presenteren. Met de Edge Browser krijgt u ook toegang tot applicaties zoals Jira (Scrum) en TopDesk (Support Tickets en Projectstatus). Al deze applicatie bedient u eenvoudig via Touch en de pen.

3. Maak gebruik van Word, Excel en PowerPoint

Met de Surface Hub start u applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint automatisch wanneer een bestand wordt geopend. Een belangrijk detail is dat deze applicaties allemaal de functie Tekenen ondersteunen. Erg handig om documenten eenvoudig te voorzien van opmerkingen en aantekeningen om deze vervolgens naar alle deelnemers te versturen.

4. Skype for business

Samenwerken blijft veelal niet beperkt tot de deelnemers in de ruimte. Voor het koppelen van meerdere deelnemers maakt u gebruik van Skype for Business. Contact leggen met andere Skype for Business-gebruikers of video vergadersystemen wordt hierdoor zeer gemakkelijk. Dit alles is mogelijk via de koppeldienst van Videobutler. De twee geïntegreerde camera’s van de Surface Hub zorgen er automatisch voor dat de spreker goed in beeld wordt gebracht, zelfs als hij op de Hub aan het schrijven is.

5. Virtuele desktop

Een veelgebruikt platform voor de virtuele desktop is Citrix. Via de Citrix Receiver app kunt u inloggen op uw eigen virtuele desktop en heeft u de mogelijkheid in uw eigen omgeving te werken.

Nieuwsgierig geworden?

Uiteraard zijn er nog tal van andere apps specifiek gericht op een bepaalde bedrijfstak, werkproces of behoefte die er leeft in uw organisatie. Er komen steeds meer apps in de Windows Store die ook geschikt zijn voor het gebruik op de Surface Hub.

Benieuwd geworden naar de bijzondere ervaring en alle apps? Kom gerust eens langs in onze Team Up Room in Amsterdam voor een demo van de Microsoft Surface Hub en zie welke apps voor uw organisatie het verschil kunnen maken.

 

De Brauw Blackstone Westbroek vindt ontzorging bij Videobutler

By | Nieuws, Referentie | No Comments

“We hebben voor Videobutler gekozen vanwege de kwaliteit van de dienstverlening”

De Brauw Blackstone Westbroek NV (“De Brauw”) is een advocaten- en notariskantoor en geeft juridisch -en notarieel advies. Amsterdam is de thuisbasis, en daarnaast zijn ze wereldwijd actief en heeft de onderneming vestigingen in Brussel, Frankfurt, London, Shanghai en Singapore.

Jeroen Knop is Business Information Manager en binnen De Brauw mede verantwoordelijk voor Audio- en Video conferencing.

Video conferencing als internationaal communicatiemiddel

Op kantoor van De Brauw in Amsterdam lopen dagelijks zo’n 1000 mensen rond. In de buitenlandse kantoren werken gemiddeld 5 mensen per vestiging. Om communicatie tussen deze collega’s tot stand te brengen wordt gebruik gemaakt van video conferencing. Tijdens zogenoemde ‘kennis-lunches’ delen de werknemers hun expertise met de rest van hun collega’s wereldwijd.

Daarnaast wordt video conferencing op aanvraag van cliënten ook ingezet als communicatiemiddel. Het vergemakkelijkt de conversatie met cliënten in het buitenland, maar ook andere overleggen zijn met één druk op de knop gerealiseerd zonder daarvoor te hoeven reizen. “Het is dan prettiger dat je iemand kunt zien en vice versa, dan wanneer je iemand alleen maar door de telefoon spreekt”, aldus Jeroen. “Je mist zodoende niets van de non-verbale communicatie, een elementair onderdeel van elke conversatie.”

Videobutler test alle verbindingen met externe partijen voorafgaand aan de vergaderingen en koppelt terug hoe de test is verlopen. “Hierdoor hoeven wij ons zelf niet druk te maken over de techniek, dat doet Videobutler voor ons”.

De keuze voor Videobutler

Video conferencing werd al een langere periode binnen het bedrijf gebruikt als communicatiemiddel. “We willen graag ontzorgd worden en daarom zochten we naar een organisatie die ons hierin kan helpen. Meerdere partijen bieden deze dienst aan, maar Videobutler doet dit op een manier waarop het ons ook daadwerkelijk weinig tijd kost”, aldus Jeroen. “De administratie wordt kort en krachtig gehouden, de werkwijze is proactief en Videobutler is vooral heel duidelijk.”

Het feit dat Videobutler MVO zeer hoog in het vaandel heeft staan was niet de doorslaggevende factor om samen te gaan werken. “We hebben voor Videobutler gekozen vanwege de kwaliteit van de dienstverlening en niet om wat daarachter zit. Uiteraard heeft het MVO-karakter wel een rol gespeeld als gunfactor”, legt Jeroen uit.

Videobutler verlaagt de drempel van video conferencing

De samenwerking met Videobutler vergroot het gebruiksgemak van video conferencing voor de werknemers van De Brauw: “Er zit een stijgende lijn in het gebruik sinds we zijn aangesloten bij Videobutler. Het is nu gemakkelijker dan voorheen om alles op te zetten en de stap voor mensen om gebruik te maken van AV-diensten is dan ook kleiner geworden.”

Onze Showrooms

By | Nieuws | No Comments

Videobutler biedt drie verschillende showrooms, voor verschillende doeleinden en met ieder een andere video oplossing. Uiteraard zijn alle oplossingen ook weer onderling te combineren.

Virtual Meeting Room

De Virtual Meeting Room (VMR) voorziet in een high-end Videoconference systeem van Cisco voor optimale beeld- en geluidskwaliteit ten behoeve van face-2-face meetings. Door de kwaliteit van de hoogwaardige videoconferencing apparatuur zal het ervaren alsof u gesprekspartner tegenover u aan tafel zit. De Videobutler ondersteunt u in het proces door voor u de agenda van de ruimte te beheren, het systeem op afstand te bedienen en te onderhouden én ervoor te zorgen dat de vergaderingen altijd op tijd starten.

Virtual Meeting Room

Skype Meeting Room

De Skype Meeting Room (SMR) bevat een Logitech oplossing, gekoppeld via Skype for Business. Op deze manier kunt u laagdrempelig en eenvoudig ad-hoc vergaderen via Skype for Business. Doordat de kamer volledig ingericht is voor videoconferencing hoeft de gebruiker niet allerlei kabels en dergelijke aan te sluiten, maar kan meteen gebruik maken van de videoconferencing oplossing. In combinatie met de Videobutler dienst kan de gebruiker het uitnodigen en toevoegen van andere gebruikers uitbesteden, zodat het succes van het opzetten van een vergadering met andere Skype- en/of externe partijen aanzienlijk kan worden vergroot. De Videobutler kan namelijk de verschillende protocollen en systemen die wereldwijd worden gebruikt naadloos op elkaar aansluiten zodat uw vergadering zonder problemen tot stand kan komen.

Skype Meeting Room

Team Up Room

De Team Up Room (TUR) is uitgerust met een Microsoft Surface Hub; een whiteboard, PC, videoconference systeem en scherm in één. De Microsoft Surface Hub bevordert de nieuwe manier van samenwerken waarbij gebruikers vanaf verschillende locaties kunnen bijdragen aan het ontwikkelen van content het hieraan voorafgaande creatieve proces. De TUR is een ruimte die hierin bijdraagt door deelnemers te prikkelen en uit te dagen tot actie. De Videobutler kan voor u de vergaderingen opzetten, ad-hoc ondersteunen bij het gebruik indien nodig én kan de Microsoft Surface Hub op afstand beheren en onderhouden.

Team Up Room

Canon vindt vertrouwen bij Videobutler

By | Nieuws, Referentie | No Comments

“Videobutler straalt ervaring uit en dat geeft heel veel vertrouwen”

Canon is vandaag de dag, én in de laatste 80 jaar, de toonaangevende naam op het gebied van Imaging. Het is een wereldwijde aanbieder van diverse Imaging Technologies voor zowel particulieren als bedrijven. Canon telt 3 regionale hoofdkantoren (gevestigd in Japan, Amerika en Europa) met in totaal 376 (dochter)ondernemingen. Dagelijks zijn hier meer dan 190.000 werknemers actief.

De behoefte aan webcasts bij Canon Europe

Remco Geradts

Remco Geradts is Service Delivery Manager bij Canon Europe en is verantwoordelijk voor alle productiviteit services zoals laptops, telefonie en videoconferencing. ‘Tot voor kort was er binnen Canon Europe weinig ervaring met webcasts.

Enige tijd geleden hebben we met succes Skype-for-Business (SfB) uitgerold. De mogelijkheid tot vergaderen met meerdere gebruikers werd toen met groot enthousiasme door onze werknemers ontvangen’.

Doordat men middels SfB ineens zoveel mensen tegelijk kon bereiken, groeide de behoefte aan grotere vergaderingen enorm. De vraag overtrof de limitatie van 250 man dus moest gekeken worden naar een andere manier van events organiseren.

Ook de Virtual Meeting Rooms (VMR’s) bleken ontoereikend om de vraag naar steeds grotere groepen deelnemers te kunnen vervullen.

Remco Geradts: ‘De bal is eigenlijk heel snel gaan rollen: door de komst van verschillende technieken binnen Canon Europe werd een behoefte bloot gelegd die er niet eerder leek te zijn en een verwachting die daarmee alleen maar toenam’.

Webcasts via Videobutler De behoefte bleek te gaan tot zeker 2000 man tegelijk in een vergadering. Na wat research op internet kwam Remco bij Videobutler terecht.

‘Het aanbod van Videobutler voldeed perfect aan onze vraag. Daarnaast waren wij al bekend met de goede naam van Videobutler’.

Tot nu toe worden met name twee soorten webcasts ingezet. De eerste is een webcast met live publiek op een eventlocatie. Videobutler levert dan een flexibel inzetbaar videoconferencing systeem aan voor die dag. De tweede vorm houdt in dat de spreker achter het eigen bureau een toespraak houdt, waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen videoconferencing infrastructuur binnen Canon Europe. Daarnaast worden de webcasts ook nog steeds ingezet voor kleinere specifieke projecten.

In Duitsland wordt de webcast dienst inmiddels met grote regelmaat ingezet, zodat de directeur eenvoudig alle Duitse werknemers van Canon kan bereiken met één enkele sessie. Het doel was om betrokkenheid te vergroten en daarom kunnen de deelnemers tijdens de webcast ook vragen stellen. De titel die Canon Duitsland geeft aan de webcasts zegt genoeg: “Ask me Anything”.

EMEA IT gebruikt de webcast om het hele team te bereiken met één sessie, aangezien het team door heel Europa verspreid zit.

Remco Geradts: ‘De door Videobutler aangeleverde rapportages na de webcasts worden als heel prettig ervaren. Zo weten we precies hoeveel mensen ingebeld hebben op de webcast en hoe lang zij ingebeld blijven. Daarnaast worden de opnames achteraf beschikbaar gesteld door Videobutler en gepubliceerd via Office 365 Stream. Dit is een Corporate YouTube met allerlei verschillende kanalen waar de opnames op gepubliceerd kunnen worden. Zo kan iedereen ook achteraf de opname terugkijken’.

Ervaring met Videobutler Remco Geradts: ‘Onze ervaringen met Videobutler zijn tot nu toe heel goed. De medewerkers van Videobutler denken mee, nemen hun verantwoordelijkheid en maken het hele proces zo eenvoudig mogelijk voor ons. Videobutler doet hun slogan eer aan – Webcast ‘as a service’. Er wordt bij ons nog wel eens wat veranderd op het laatste moment, maar dat is nooit een probleem. We weten dat er een heel team aan het werk is achter de schermen om onze webcasts tot een succes te maken, maar deze zijn voor ons grotendeels onzichtbaar. Dit heb je als klant het liefste.

MEER WETEN?

Wilt u meer weten over de diensten van Videobutler? Wij komen graag u de mogelijkheden laten zien.

Afspraak maken

CONTACT

Videobutler
Science Park 402
1098 XH Amsterdam

T +31 (0)20-7231000