All Posts By

Danielle Arrachart

Problemen mobiel videovergaderen - Videobutler

Vier meest voorkomende problemen bij mobiel videovergaderen

By | Nieuws | No Comments

Een videoconference lijkt een efficiënt middel om te vergaderen. Zo wordt er veel tijd en kosten bespaard doordat deelnemers niet hoeven te reizen naar de vergaderlocatie, verhoogt videovergaderen de productiviteit doordat snel beslissingen genomen kunnen worden en komt u persoonlijk in contact met uw collega’s, relaties en/of klanten doordat u degene face-to-face (via een video) ziet. Toch levert videovergaderen niet alleen voordelen op. Dit zijn vier voorkomende problemen die ontstaat bij een videovergadering.

1. Slechte verbinding

Het kan voorkomen dat uw internetverbinding niet optimaal is. Een slechte verbinding kan zorgen voor een onscherp beeld, haperend geluid en het niet synchroon lopen van beeld met geluid. Controleer uw internetverbinding en wifi-signaal. Ga, indien mogelijk niet op een algemeen en openbaar netwerk zitten tijdens een videovergadering. Doordat u niet de enige bent die deze internetverbinding gebruikt, is de snelheid vaak niet constant en tevens is uw verbinding onveilig.

2. Instellingen kloppen niet

U heeft wel beeld, maar geen geluid of u hoort de ander wel maar kunt degene niet zien. Vaak liggen deze problemen aan uw instellingen. Controleer of uw geluid aan staat en of het volume niet te zacht staat.

3. Te laat door updates

De videovergadering gaat bijna beginnen. U zit niet te wachten om later aan te sluiten omdat, u een melding krijgt dat er verplicht een update moet worden uitgevoerd. Uw punctualiteit is weg en u begint gestrest aan het gesprek.

4. Afleiding

Een binnenkomende e-mail of uw telefoon die afgaat. Deze verstoringen kunnen u afleiden tijdens een videoconference Probeer deze afleidingen te negeren. Uw gesprekspartners merken het gegarandeerd wanneer uw aandacht niet meer uitgaat naar de videovergadering. Schakel daarom eventuele pop-ups uit. Ook een rumoerige ruimte om u heen, kunnen zorgen voor afleiding. Probeer tijdens een videovergadering altijd een rustige en stille ruimte op te zoeken of doe een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking op.

Videobutler

Videobutler levert hoogwaardige videoconferencing apparatuur van Cisco, Polycom en Microsoft. De Videobutler zorgt er vervolgens voor dat alles op rolletjes loopt en geen irritaties en problemen voor kunnen komen. Een perfecte combinatie. Wilt u meer informatie ontvangen over onze manier van videovergaderen? Neem contact met ons op of kom langs voor een demonstratie in onze showroom in Amsterdam.

Is videovergaderen veilig? - Videobutler

Is videovergaderen veilig?

By | Nieuws | No Comments

Dankzij een toename aan mobiel werkende personeelsleden is videovergaderen een nuttige manier om te communiceren met elkaar. Steeds meer bedrijven maken dan ook gebruik van videoconference oplossingen. Echter stelt videovergaderen andere regels aan beveiliging dan telefonisch of face-to-face vergaderen. Is videovergaderen wel veilig voor zakelijke gebruikers?

AVG en veilig videovergaderen

Door de nieuwe AVG wet is de bescherming van persoonsgegevens en het beveiligen van bedrijfsinformatie van groot belang geworden. Aangezien video, audio en informatie met een videoconference verstuurd wordt via het internet, zijn veel bedrijven in verband met potentiële veiligheidsrisico’s terughoudend geworden. En dat is hun goed recht, want als privacy en beveiliging belangrijk voor u zijn, dan is het wel zaak alle details te kennen.

Afluisteren, onderscheppen en saboteren niet mogelijk

Net als andere IT-diensten proberen hackers bij een videovergadering het online verkeer te onderscheppen. Videoconference-oplossingen gebruiken standaard streamingprotocollen en die zijn in potentie kwetsbaar voor aanvallen. Dit betekent dat het onderliggende netwerk – en beheerbeleid – de beveiliging voor hun rekening moeten nemen.

Ook de versleuteling van videoverkeer is cruciaal. Niet alleen de encryptie tijdens het transport, maar ook bij het eindstation (vergaderruimte of persoonlijk apparaat) is van groot belang. Het encryptieprotocol TLS (Transport Layer Security ) zorgt ervoor dat applicaties kunnen communiceren over een netwerk zonder dat er wordt afgeluisterd en gesaboteerd.

Veilig videovergaderen als gebruiker

Onwetendheid en gebrek aan kennis van een gebruiker is een belangrijke bron voor privacygevoelige issues en datalekken. U kunt uzelf en uw collega’s voorbereiden op veilig videovergaderen door te letten op de volgende aandachtspunten:

  • Bespreek tijdens een videoconference geen gevoelige of geheime informatie, tenzij zeker is dat de beveiliging (zoals encryptie) optimaal is ingesteld.
  • Kies voor een ruimte dat u kunt afschermen wanneer het gaat om gevoelige content.
  • Weet met wie u verbinding maak en wanneer de vergadering wordt opgenomen.
  • Let op het aantal deelnemers tijdens de vergadering, dit aantal wordt in beeld getoond.

Videobutler

Videobutler is  ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd en levert hoogwaardige videoconferencing apparatuur van Cisco, Polycom en Microsoft. De Videobutler zorgt er vervolgens voor dat alles veilig en op rolletjes loopt. Een perfecte combinatie. Wilt u meer informatie ontvangen over videovergaderen en de veiligheid hiervan? Neem contact met ons op of kom langs in onze showroom in Amsterdam.

Vijf favoriete Surface Hub apps

By | Nieuws | No Comments

Bij traditionele video vergaderingen ligt de nadruk op het gesprek. Een videovergadering met een Microsoft Surface Hub zorgt voor een dynamische omgeving die deelnemers prikkelt, maar vooral stimuleert en aanzet tot actie. Binnen Videobutler is de Microsoft Surface Hub volledig geïntegreerd in alle soorten van video-overleg. Het direct samenwerken en creëren in teamverband zorgt voor een kortere time-to-market en vergroot bovendien de innovatiesnelheid van uw bedrijf.

Om u op weg te helpen met Surface Hub en de beschikbare apps hebben we in samenspraak met onze klanten een lijst van vijf favoriete apps opgesteld:

1. Surface Hub met interactief whiteboard

Eén van de belangrijkste functies van Surface Hub is een interactief whiteboard. Bent u al bekend met de functionaliteiten en meerwaarde van dit vernieuwde whiteboard? Dit digitale whiteboard heeft diverse kleuren pennen en de mogelijkheid om afbeeldingen te zoeken, én toe te voegen aan het whiteboard. Via de Microsoft Whiteboard (preview) app is het ook al mogelijk Sticky Notes te gebruiken. Een optie die ongetwijfeld ook snel wordt toegevoegd aan de standaard whiteboard app.

2. Surface Hub Edge browser voor snel online schakelen

Wilt u snel even informatie zoeken of een website tonen via het scherm? Met de geïntegreerde Edge Browser van de Surface Hub is dit allemaal mogelijk. Voor optimaal gebruik van externe bronnen gebruik je de Edge Browser om bijvoorbeeld in te loggen op Dropbox of iCloud, om de daarin opgeslagen documenten op de Surface Hub te presenteren. Met de Edge Browser krijgt u ook toegang tot applicaties zoals Jira (Scrum) en TopDesk (Support Tickets en Projectstatus). Al deze applicatie bedient u eenvoudig via Touch en de pen.

3. Maak gebruik van Word, Excel en PowerPoint

Met de Surface Hub start u applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint automatisch wanneer een bestand wordt geopend. Een belangrijk detail is dat deze applicaties allemaal de functie Tekenen ondersteunen. Erg handig om documenten eenvoudig te voorzien van opmerkingen en aantekeningen om deze vervolgens naar alle deelnemers te versturen.

4. Skype for business

Samenwerken blijft veelal niet beperkt tot de deelnemers in de ruimte. Voor het koppelen van meerdere deelnemers maakt u gebruik van Skype for Business. Contact leggen met andere Skype for Business-gebruikers of video vergadersystemen wordt hierdoor zeer gemakkelijk. Dit alles is mogelijk via de koppeldienst van Videobutler. De twee geïntegreerde camera’s van de Surface Hub zorgen er automatisch voor dat de spreker goed in beeld wordt gebracht, zelfs als hij op de Hub aan het schrijven is.

5. Virtuele desktop

Een veelgebruikt platform voor de virtuele desktop is Citrix. Via de Citrix Receiver app kunt u inloggen op uw eigen virtuele desktop en heeft u de mogelijkheid in uw eigen omgeving te werken.

Nieuwsgierig geworden?

Uiteraard zijn er nog tal van andere apps specifiek gericht op een bepaalde bedrijfstak, werkproces of behoefte die er leeft in uw organisatie. Er komen steeds meer apps in de Windows Store die ook geschikt zijn voor het gebruik op de Surface Hub.

Benieuwd geworden naar de bijzondere ervaring en alle apps? Kom gerust eens langs in onze Team Up Room in Amsterdam voor een demo van de Microsoft Surface Hub en zie welke apps voor uw organisatie het verschil kunnen maken.

 

ISO 27001 en NEN 7510 certificeringstraject

By | Uncategorized | No Comments

Met veel trots kan ik melden dat wij in december 2017 ge-audit zijn voor ISO 27001 (Informatiebeveiliging) en NEN 7510 (Informatiebeveiliging in de Zorg) en dat zonder tekortkomingen hebben voltooid. Een bevestiging van mijn gevoel: dat wij allemaal heel bewust en secuur voor onze klanten aan het werk zijn.

Het certificeringstraject

Doordat we steeds meer aan de slag gaan voor medische instanties, kwam de vraag hoe wij omgaan met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) steeds vaker naar voren. Ook in de zakelijke markt wordt de vraag hoe wij omgegaan met Informatiebeveiliging steeds vaker gesteld en dat is een goede zaak.

De nieuwe Europese Wet voor Databescherming treedt op 25 mei 2018 in werking en is veelvuldig in het nieuws onder de naam General Data Protection Regulation (GDPR). Uiteraard waren wij zelf overtuigd dat wij klaar zijn voor deze wet, maar met een certificering kunnen we iedereen overtuigen!

Meer dan alleen een certificering

Vanuit die behoefte zijn we gestart met ISO 27001 en NEN 7510. Al heel vroeg in het traject kwamen we tot de conclusie dat het goed vastleggen van afspraken in beleidsdocumenten en procedures niet alleen handig is voor het te behalen certificaat. Het helpt onze organisatie ook om scherp te blijven en steeds aan onszelf de vraag te stellen: “Waarom doen we dat eigenlijk op deze manier?”. Hierbij de voorwaarde dat het antwoord nooit mag beginnen met: “Vroeger…”.

Hoe pak je het aan?

Een certificeringstraject kost serieus veel tijd en het helpt enorm als je daarin goed ondersteund wordt. Wij hebben ervoor gekozen om ons van begin tot eind te laten begeleiden door een adviseur. Er zijn echter zoveel adviesbureaus, die je hierbij kunnen helpen. Hoe vind je de juiste? Door te kiezen voor iemand met wie je een klik hebt. Je zult namelijk veel tijd met elkaar doorbrengen. Kies ook voor iemand met een pragmatische aanpak in plaats van een procedurele aanpak.

Ik kijk terug op een leerzaam traject waarbij we naast het behalen van twee zeer belangrijke certificaten, ook als organisatie weer een grote stap vooruit hebben gezet en daar kan ik alleen maar trots op zijn.

Martijn Arrachart
Technisch- en Operationeel Directeur

Canon vindt vertrouwen bij Videobutler

By | Uncategorized | No Comments

“Videobutler straalt ervaring uit en dat geeft heel veel vertrouwen”

Canon is vandaag de dag, én in de laatste 80 jaar, de toonaangevende naam op het gebied van Imaging. Het is een wereldwijde aanbieder van diverse Imaging Technologies voor zowel particulieren als bedrijven. Canon telt 3 regionale hoofdkantoren (gevestigd in Japan, Amerika en Europa) met in totaal 376 (dochter)ondernemingen. Dagelijks zijn hier meer dan 190.000 werknemers actief.

De behoefte aan webcasts bij Canon Europe

Remco Geradts

Remco Geradts is Service Delivery Manager bij Canon Europe en is verantwoordelijk voor alle productiviteit services zoals laptops, telefonie en videoconferencing. ‘Tot voor kort was er binnen Canon Europe weinig ervaring met webcasts.

Enige tijd geleden hebben we met succes Skype-for-Business (SfB) uitgerold. De mogelijkheid tot vergaderen met meerdere gebruikers werd toen met groot enthousiasme door onze werknemers ontvangen’.

Doordat men middels SfB ineens zoveel mensen tegelijk kon bereiken, groeide de behoefte aan grotere vergaderingen enorm. De vraag overtrof de limitatie van 250 man dus moest gekeken worden naar een andere manier van events organiseren.

Ook de Virtual Meeting Rooms (VMR’s) bleken ontoereikend om de vraag naar steeds grotere groepen deelnemers te kunnen vervullen.

Remco Geradts: ‘De bal is eigenlijk heel snel gaan rollen: door de komst van verschillende technieken binnen Canon Europe werd een behoefte bloot gelegd die er niet eerder leek te zijn en een verwachting die daarmee alleen maar toenam’.

Webcasts via Videobutler De behoefte bleek te gaan tot zeker 2000 man tegelijk in een vergadering. Na wat research op internet kwam Remco bij Videobutler terecht.

‘Het aanbod van Videobutler voldeed perfect aan onze vraag. Daarnaast waren wij al bekend met de goede naam van Videobutler’.

Tot nu toe worden met name twee soorten webcasts ingezet. De eerste is een webcast met live publiek op een eventlocatie. Videobutler levert dan een flexibel inzetbaar videoconferencing systeem aan voor die dag. De tweede vorm houdt in dat de spreker achter het eigen bureau een toespraak houdt, waarbij gebruik gemaakt wordt van de eigen videoconferencing infrastructuur binnen Canon Europe. Daarnaast worden de webcasts ook nog steeds ingezet voor kleinere specifieke projecten.

In Duitsland wordt de webcast dienst inmiddels met grote regelmaat ingezet, zodat de directeur eenvoudig alle Duitse werknemers van Canon kan bereiken met één enkele sessie. Het doel was om betrokkenheid te vergroten en daarom kunnen de deelnemers tijdens de webcast ook vragen stellen. De titel die Canon Duitsland geeft aan de webcasts zegt genoeg: “Ask me Anything”.

EMEA IT gebruikt de webcast om het hele team te bereiken met één sessie, aangezien het team door heel Europa verspreid zit.

Remco Geradts: ‘De door Videobutler aangeleverde rapportages na de webcasts worden als heel prettig ervaren. Zo weten we precies hoeveel mensen ingebeld hebben op de webcast en hoe lang zij ingebeld blijven. Daarnaast worden de opnames achteraf beschikbaar gesteld door Videobutler en gepubliceerd via Office 365 Stream. Dit is een Corporate YouTube met allerlei verschillende kanalen waar de opnames op gepubliceerd kunnen worden. Zo kan iedereen ook achteraf de opname terugkijken’.

Ervaring met Videobutler Remco Geradts: ‘Onze ervaringen met Videobutler zijn tot nu toe heel goed. De medewerkers van Videobutler denken mee, nemen hun verantwoordelijkheid en maken het hele proces zo eenvoudig mogelijk voor ons. Videobutler doet hun slogan eer aan – Webcast ‘as a service’. Er wordt bij ons nog wel eens wat veranderd op het laatste moment, maar dat is nooit een probleem. We weten dat er een heel team aan het werk is achter de schermen om onze webcasts tot een succes te maken, maar deze zijn voor ons grotendeels onzichtbaar. Dit heb je als klant het liefste.

MEER WETEN?

Wilt u meer weten over de diensten van Videobutler? Wij komen graag u de mogelijkheden laten zien.

Afspraak maken

CONTACT

Videobutler
Science Park 402
1098 XH Amsterdam

T +31 (0)20-7231000